学会GTD,你也可以轻松化解工作压力 gtd

发布时间:2019-07-24 18:08:48 来源:作者吴天 关键词:gtd
gtd
原文标题:学会GTD,你也可以轻松化解工作压力
原文发布时间:2019-06-28 18:31:00
原文作者:作者吴天。
如果您喜欢本文,请关注头条号【作者吴天】阅读更多相关文章。
如果您是本文作者,不希望我们转载此文,请联系我们删除。
gtd


学会GTD,你也可以轻松化解工作压力

那是一个普通的下午,公司一楼的咖啡厅,给组员做1V1。在一轮又一轮的谈话中,有个事情很有意思:大部分人都认为自己很忙,感觉自己成天像被追债的,总是有各种人找,压力很大!

于是我就深入的参与到各种案例的复盘当中,总结下来,其实压力来源主要是“失控”造成的,面对海量的“迸发”,你没有一个有效的机制来处理,所以才会有如此的感受。

此时,这种机制也就是所谓的“时间管理”。相关的方法论很多,如四象限法、番茄工作法、ABC时间管理法、GTD...

经过若干年的实践,我认为GTD是一种比较适合产品经理的时间管理方法,具体包含步骤如下:

一、收集

记下来,就不怕忘了。

学会GTD,你也可以轻松化解工作压力

工作中经常会出现,交代下属一些小事,在收账的时候被忘记的死死的。对方也会很坦然的给出各种解释,其实是在暗示你这种小事忘了也很正常,没必要天天盯着这些芝麻绿豆的小事儿。

先不说你是否真的有能力确认“小事儿”是否等同于“不重要”,就从你执行力不到位这点来看,会逐渐让你的领导觉得“管理失控”,这个下属靠不住(信任是逐步建立起来的,你直接把自己扼杀在摇篮里了)。

另外,当事情越来越多的时候,仅仅依靠大脑的记忆,一定会出现丢三落四的情况,时间长了自然就会出现患得患失的感觉。但凡事情稍微一多,就开始焦虑,产生压力了。

所以说遇到任何代办事件,第一时间记录下来,先保证不丢,这部分的压力自然就化解了。

二、整理

我们姑且把所有代办事件记录的地方叫做【收件箱】,现在就让我们来清空他吧。

学会GTD,你也可以轻松化解工作压力

首先,清单里的事件要自上而下一件一件的清理,不要挑那些自己认为重要的优先处理,没那个必要,因为所有的事件都会在一次性整理完成,考虑重要性反而画蛇添足了。

然后,开始针对每一个事件,做如下递归判断:

第一个问题:这事情现在还有价值吗?

很多事情都是属于为了避免忘记临时记录的,当我们开始集中处理的时候,会发现大部分是不用处理的示例如下:

  • 我应该给张三发个微信,说明一下方案说一下PRD (此时你已经当面见过张三了)
  • 有个老妈的未接电话 (此前她已经微信跟你说打错了)
  • 我想买辆摩托 (你老婆肯定不会同意,想想就得了)

如上事件,直接删除即可。

第二个问题:这件事能在一分钟内解决完吗?

  • 上线通知邮件组增加张三
  • 还信用卡
  • 打电话给xx餐厅预定个位子

如上为典型的敏捷事件,此时的重点是尽快处理掉,切记深度分析(GTD是用来解决问题的,不是用来增加问题的,不要教条主义)。

第三个问题:这件事情自己是最合适的处理的人选吗?

所谓适合就是目标相关、能力相关、角色相关。

目标相关:

你有能力处理这个事情,但你的KPI或OKR与这个无关,一旦你承接了这个任务势必会分散精力,做好了证明你目标定的有水分(除非你是用节假日休息的时间来处理),做不好影响职业形象,给人以好大喜功的印象。

典型的猪八戒照镜子,里外不是人。

能力相关:

如果说,这个事情与你的KPI和OKR有关,但你没有能力去处理(蹦一蹦够得着的那类除外,职场还是要有点进取心的)。这个时候千万不要硬接(除非公司愿意给你很多时间),否则对公司的业务和你的自信心都将是个打击。

角色相关:

还有一种情况,你是个管理岗,这件事情下属有能力处理,那也属于你不适合处理的事件,毕竟管理岗的价值是要靠团队来输出的,你把事情都放在自己处理,一方面浪费了公司的资源,另外一方面也让自己成为了供公司业务的瓶颈。

所以,在遇到自己不适合的事情的时候,果断的委托给别人,约定好达成时间,将事件记录到【委托清单】,到期收账,才是明智之举。

第四个问题:这是个近期就要处理的事情吗?

  • 有机会一定要去次坝上
  • 我想学Swift
  • 嘴里老是上火,得空得去看看

如上是典型的未来事件:近期(一般是一个月,这个与回顾周期挂钩,会在后面介绍)内不会做,但将来一定回去做的事件。

这个就很简单了,直接把事件移到【未来清单】,在下次定期回顾的时候在重新考虑是否近期启动。

第五个问题:这个事件的完成是否有很多前置条件?

  • 准备婚礼
  • APP1.0上线

过来人都知道,准备婚礼是一件非常复杂的工程,基本上的工作流程如下:

  1. 预订酒店
  2. 挑选婚庆供公司
  3. 拍婚纱照
  4. 彩排
  5. 发送请柬
  6. 举办婚礼
  7. 酒店结算
  8. 蜜月安排

这还是微缩版的,所以这类事件是典型的项目事件,需要多个步骤作为前置条件才能完成。这时候要做的是,将该事件移到【项目清单】,把能想到的步骤全部写下来,确认当前首要处理的下一步事件。

APP1.0上线,这类也属于项目事件,此处就不重复分析了。

基本上在以上所有问题都过滤完的事件,就可以直接移动到【下一步】清单了。

三、组织

此时【收件箱】内的事件已经被整理完毕,没有存留事件。


学会GTD,你也可以轻松化解工作压力

紧接着需要这对【下一步清单】和【项目清单】中的下一步事件进行组织,目的是为后续井然有序的执行做准备。

典型的事件如下:

  • 处理前
  • 老婆过生日
  • 周末健身房运动一小时
  • 清空工作邮箱
  • 还信用卡
  • 更换灯泡
  • 睡前阅读一小时

  • 处理后
  • 老婆过生日 日期:20190502 循环:每年 提醒:提前7天 标签:emotion
  • 健身房运动一小时 日期:20190502 09:30~ 10:30 循环:周六、周日 提醒:15分钟 标签:health
  • 健身房运动一小时 日期:20190506 09:30~10:30 循环:工作日 提醒:5分钟 标签:work
  • 还信用卡 日期:20190502 循环:每月 提醒:当天 标签:money
  • 更换灯泡 日期:20190502 标签:life
  • 睡前阅读一小时 日期:20190502 22:30~23:30 循环:每天 标签:efficiency

最终通过软件的聚合功能,形成一份【今日清单】,按照标签排序,示意如下:

  • emotion :人都是有感情的,那些能够促进感情的值得优先做
  • health:健康是基础,该投资还是要投资的
  • work:财富自由之前工作的地位还是很高的,主要放工作时间,目的是增加主动收入,为提升被动收入提供可能。
  • money:如果你财富自由了,这项可以排在work前面,这里主要是理财事件,目标是增加被动收入。
  • life :存放生活事件
  • efficiency:放置提升个人效率的事件

如上只是我个人价值观的体现,这个可自行定义,目的是保证你最先处理的是你认为最重要的事件。

四、回顾

学会GTD,你也可以轻松化解工作压力

回顾明日清单(频率:每天)

这个清单一般都是系统根据日期自动生成的,重点是在回顾的时候把明日重点进行标记,同时再次确认明日清单是否能够达成(类似于和自己签订了一个承诺),此处 建议预留2个小时的弹性时间。

回顾项目清单(频率:每周)

这个清单一般建议做两类回顾。

项目事件下的子任务一旦被完成,立即确认该项目事件下的下一步事件启动时间。目的是保证项目持续向前推进。

还有就是定期每周review一下自己手里的项目事件,关注进度,考虑是否可以并行事件,加速项目进度。

回顾未来清单(频率:每月)

这个没有明确要求,一般建议每月回顾以此。需要注意的是,这个频率一旦确认,在处理【收件箱】事件的时候要保持同步,即是否为近期要处理的时间取决于,当前自定义的周期是否覆盖。

回顾的时候,一旦发现需要在周期内解决的事件,就立即移到【下一步清单】里配置好相关参数。

回顾委托清单(频率:每天)

这个清单主要用于监控是否存在违约,及时预警试用的。对于特别重要的事件,可以设置提醒,避免事后产生损失。

五、执行

学会GTD,你也可以轻松化解工作压力

日常执行顺序如下:

  1. 打开今日清单 (处理到这里,实际需要执行的事件数量不会很多,压力自然会减轻不少)
  2. 处理日历中的到期事件 (日历事件,属于刚性事件,优先级最高,eg.每天早晨老板组织的例会)
  3. 处理今日清单的事件 (按照标签排序处理,work标签按照优先级处理,保证要事第一; 回顾任务也是事件,会在这里体现;委托事件也会在此处出现)
  4. 关注委托清单(重点关注近期到期事件和不可信人物的事件)
  5. 关注明日清单(标记明日Work top3,心里好有个谱)

GTD之所以有效,主要是他提供了一种可以将大量事件进行分门别类的处理思路,最终呈现的效果是:看似要并行的大量事件,被拆解后最终形成一个时间轴的形式串行处理。最终保证了,每次只处理一件事情,且该事件是目前最重要的事情。

最后还是要老生常谈一下,GTD是用来解决问题而不是制造问题的。它比较适合平时工作或生活会有大量的事情同时候需要处理,如果你平时的事情本来就很少,那千万不要教条主义,画虎不成反类犬。


正文完,原文标题:学会GTD,你也可以轻松化解工作压力
原文发布时间:2019-06-28 18:31:00
原文作者:作者吴天。

gtd gtd




本文关键词:gtd
猜你喜欢